Il n'y a pas de liste universelle...
Lorsqu'Amazon demande un plan d'action, la rédaction de celui-ci ne constitue généralement qu'une partie de la réponse à apporter.
Selon le motif ou la nature de la décision, Amazon peut également demander des documents permettant de vérifier votre identité, l'origine de vos produits, leur conformité ou les mesures correctives que vous avez mises en place.
Il n'existe toutefois pas de liste universelle de documents à joindre à un plan d'action Amazon.
Les justificatifs pertinents dépendent de la nature exacte du problème rencontré et des éléments demandés dans la notification d'Amazon.
Cet article présente les principaux documents susceptibles d'être utiles selon les situations les plus fréquentes.
Avant d'envoyer vos documents à Amazon
Les documents transmis à Amazon doivent respecter plusieurs exigences pratiques.
Un document pertinent mais illisible, expiré ou incohérent avec les informations de votre compte est plus susceptible d'entraîner un refus.
Les documents transmis à Amazon doivent être lisibles et au format PDF car il seront soumis à un système automatisé de reconnaissance optique des caractères (OCR).
Ne communiquez pas de photo de vos documents : uniquement des scans lisibles.
Les informations figurant sur votre profil Seller Central doivent correspondre aux informations sur les documents fournis.
La nomenclature de vos fichiers doit également être précise et ordonnée.
Exemples :
01_kbis_entreprise.pdf
02_facture_fournisseur_date.pdf
03_declaration_conformite_produit.pdf
Listing des documents à fournir par motif de restriction
En cas de procédure Know Your Customer (KYC) ?
- Votre pièce d’identité non expirée.
- Un justificatif de domicile de moins de 6 mois (facture ou relevé bancaire).
- Un relevé bancaire pro de moins de 6 mois dont le nom correspond exactement au nom de la société.
- Une attestation d'immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE) (disponible gratuitement sur le site de l'INPI).
- Les statuts de la société.
- L'organigramme des bénéficiaires de la société (chaque entité détenant > 25 % du capital doit être identifiée, jusqu'au dernier bénéficiaire personne physique effectif).
- Le numéro fiscal et TVA intracommunautaire (disponible sur Seller Central).
En cas de problème d'authenticité ou de violation de propriété intellectuelle ?
- Les photos et fichiers originaux de vos produits avec métadonnées de création.
- Les horodatages certifiés (ex : enveloppe eSoleau de l'INPI).
- Les brevets en votre possession.
- Le certificat d'enregistrement de votre marque.
- Les factures fournisseurs couvrant la période demandée par Amazon.
- La preuve de l'antériorité de vos contenus via Wayback Machine.
E cas de non-conformité
Documents réglementaires :
- La Déclaration de Conformité UE/CE du produit ou Declaration of Conformity (DoC).
- La documentation technique contenant la description générale du produit, ses caractéristiques essentielles, l'évaluation de sa sécurité et l'analyse des risques.
- Les coordonnées de la Personne Responsable (PR) au sens de l'article 16 du Règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits ou General Product Safety Regulation (GPSR).
Informations relatives au produit :
- Les photos du produit et de son emballage (montrant les avertissements de sécurité, instructions et pictogrammes).
- Le manuel d'utilisation et les autres documents.
Documents techniques :
- Les résultats des tests laboratoire ou rapport de test ISO 17025 (documentation REACH ou RoHS).
- La fiche de données de sécurité (pour les produits chimiques, biocides ou cosmétiques).
- Les certifications.
Documents relatifs à la chaîne d'approvisionnement :
- Les contrats de distribution.
- Les factures fournisseurs.
- Les documents justifiant l'origine du produit.
En cas d'anomalie algorithmique
- Les preuves d'une promotion planifiée.
- Les ventes de l'année précédente pour une activité saisonnière.
- Les mesures correctives en cas de lot défectueux.
En cas de violation de l'état des produits
- Les preuves des mesures correctives mises en place.
En cas de Responsabilité Élargie des Producteurs (REP)
Justificatifs d'adhésion :
- Un justificatif d'adhésion à un éco-organisme.
Justificatif financiers :
- Les justificatifs de versement de la contribution financière pour la prévention et la gestion des déchets issus de des produits listés.
Justificatifs relatifs à l'information du consommateur :
- Des photos de l'emballage, du produit ou d'autres documents présentant clairement la signalétique Triman.
- Des photos de l'emballage, du produit ou d'autres documents indiquant les informations précisant les modalités de tri ou d'apport du déchet issu de celui-ci.
- Les déclaration des producteurs auprès de l’ADEME (éventuellement via les éco-organismes).
Conclusion : quels documents joindre à un plan d'action Amazon ?
Les documents à joindre à un plan d'action Amazon dépendent avant tout du motif de la restriction ou de la suspension de votre compte.
Il n'est donc pas nécessairement utile de transmettre tous les documents dont vous disposez.
L'objectif est plutôt de fournir à Amazon les justificatifs qui permettent de répondre précisément au problème identifié et de démontrer les mesures prises pour le résoudre.
Avant d'envoyer votre dossier, vérifiez notamment que les documents sont lisibles, à jour et cohérents avec les informations enregistrées sur votre compte Seller Central.
Si vous avez un doute sur les documents à fournir ou sur la manière de répondre à une notification d'Amazon, l'analyse de la décision et de votre dossier permet d'identifier les éléments réellement pertinents pour votre situation.
Vous ne savez pas quels documents transmettre à Amazon ?
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